跟單文員的核心職責(zé)是確保訂單從接收、執(zhí)行到完成的全流程順暢，具體可分為以下幾類：

訂單基礎(chǔ)處理


接收客戶訂單（如郵件、系統(tǒng)錄入等），仔細(xì)核對產(chǎn)品型號、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等關(guān)鍵信息，避免疏漏。

將訂單信息準(zhǔn)確錄入公司系統(tǒng)，建立訂單檔案，為后續(xù)跟蹤提供依據(jù)。

跨部門溝通協(xié)調(diào)


與生產(chǎn)部門對接，確認(rèn)訂單生產(chǎn)計劃、進度，反饋客戶特殊要求，協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)中可能影響交期的問題（如物料不足、工藝調(diào)整等）。

聯(lián)系倉庫和物流，安排產(chǎn)品備貨、打包及發(fā)貨事宜，確保按約定時間送達(dá)客戶。

及時響應(yīng)客戶咨詢，告知訂單進度、物流狀態(tài)，處理客戶提出的訂單變更（如增減量、改期等）需求。

文檔與數(shù)據(jù)管理


整理訂單相關(guān)文件，包括合同、發(fā)貨單、簽收單、發(fā)票等，按規(guī)范存檔，保證資料完整可查。

統(tǒng)計訂單完成率、交貨及時率等數(shù)據(jù)，制作跟進報表，定期向上級匯報。

異常問題處理


跟蹤訂單執(zhí)行中的異常情況（如產(chǎn)品質(zhì)量爭議、物流延誤、客戶投訴等），協(xié)助相關(guān)部門溝通解決，減少損失。

跟單員需要具備較強的溝通、協(xié)調(diào)、分析和解決問題的能力。他們需要密切關(guān)注訂單的執(zhí)行情況，確保訂單能夠按時完成，同時還需要關(guān)注客戶的需求和反饋，以提高企業(yè)的客戶滿意度。